Lucía Garcés Galdeano, Universidad Pública de Navarra

¿Qué significa delegar responsabilidades?

Delegar responsabilidades implica asignar tareas, responsabilidad y autoridad a otros miembros del equipo para que puedan tomar decisiones e implementar acciones en nombre de la organización. Este proceso es fundamental para distribuir la carga de trabajo de manera equitativa y aprovechar al máximo las habilidades y el talento de todos los miembros del equipo.

Estos son los pasos para delegar responsabilidades de una manera eficiente:

En el mundo empresarial, la capacidad de delegar responsabilidades de manera efectiva es una de las habilidades más valiosas que un gerente puede poseer. Delegar no solo beneficia a la empresa en términos de mejora de eficiencia económica y productividad, sino que alivia la carga de trabajo del gerente, y además también potencia la motivación y el crecimiento profesional del equipo.

Pero ¿qué significa realmente delegar y cómo se puede hacer de manera eficiente?

1. Identificar las tareas delegables: no todas las tareas son aptas para delegar. Las tareas rutinarias o las tareas de investigación y recopilación de datos, o las que pueden ofrecer oportunidades de desarrollo profesional, son ideales para ser delegadas.
2. Elegir a la persona adecuada: debemos asignar la tarea a alguien con las habilidades, experiencia e interés adecuados. Y también considerar las metas individuales de desarrollo profesional que pueden cumplirse con dicha tarea.
3. Confianza y autonomía: una vez delegada la tarea, permitamos que la persona elegida trabaje de manera autónoma. Evitemos el monitoreo continuo y mostremos confianza en sus capacidades.
4. Proporcionar instrucciones y objetivos claros: asegurémonos de que la persona comprende completamente la tarea, incluyendo los objetivos, plazos y recursos disponibles.
5. Ofrecer apoyo y recursos: proporcionemos a la persona elegida los recursos necesarios y el apoyo adecuado para llevar a cabo la tarea, incluyendo formación específica y acceso a las herramientas necesarias para el buen desarrollo de la actividad.
6. Establecer puntos de control y retroalimentación: programemos revisiones periódicas y ofrezcamos retroalimentación constructiva. Esto nos ayudará a identificar y resolver problemas temprano.
7. Reconocimiento y evaluación: evaluemos los resultados una vez completada la tarea y proporcionemos reconocimiento por el trabajo bien hecho. Esto motiva a los empleados y refuerza la confianza en sus habilidades.

¿Por qué es importante delegar responsabilidades?

Desde el punto de vista del empleado, delegar responsabilidades tiene las siguientes ventajas:

• Promueve la motivación y el compromiso: la delegación incrementa la motivación intrínseca y el compromiso al hacer que los empleados se sientan valorados y confiados para tomar decisiones.
• Fomenta el desarrollo profesional: al ofrecer nuevas responsabilidades, se ayuda a los empleados a desarrollar nuevas habilidades y crecer profesionalmente.

Desde el punto de visa empresarial, delegar tiene estos efectos positivos:

• Facilita el enfoque estratégico: permite a los gerentes enfocarse en tareas más estratégicas y de alto valor, mientras que las operativas son manejadas por otros miembros del equipo.
• Mejora el uso del talento: la delegación permite que las tareas sean realizadas por aquellos que tienen las habilidades y el conocimiento más adecuados para ellas.
• Mejora la productividad: una adecuada distribución del trabajo evita cuellos de botella y mejora la productividad general del equipo.
• Facilita la adaptabilidad y flexibilidad: un equipo con tareas y responsabilidades bien distribuidas es más adaptable a los cambios y puede manejar mejor los cambios imprevistos.
• Fomenta la innovación: delegar tareas y proyectos puede liberar la creatividad de los empleados, permitiéndoles abordar problemas y desafíos de manera innovadora impactando de manera positiva en la organización.

Consejos para delegar responsabilidades siendo gerentes

• Conocer a nuestros equipo es fundamental: debemos comprender las fortalezas, debilidades, intereses y metas profesionales de cada miembro del equipo.
• Comunicación clara: mantener una comunicación abierta y clara en todo el proceso de delegación es imprescindible. Hay que asegurarse de que todos entiendan sus roles y responsabilidades y evitar ambigüedades.
• Empoderar al equipo: debemos confiar en los empleados y darles la autonomía necesaria para tomar decisiones dentro de su ámbito de responsabilidad.
• Ofrecer oportunidades de crecimiento: podemos utilizar la delegación como herramienta para el desarrollo profesional, asignando tareas que desafíen y desarrollen nuevas habilidades en nuestros empleados.
• Practicar la tolerancia: hay que aceptar que habrá una curva de aprendizaje y que pueden ocurrir errores. Se pueden usar estos momentos como oportunidades de aprendizaje.
• Brindar retroalimentación constructiva, de manera regular, para ayudar a los empleados a mejorar.
• Reconocer el esfuerzo y el logro: valorar y reconocer públicamente el esfuerzo y los logros de nuestro equipo motiva a los empleados y refuerza la cultura de delegación efectiva.
• Ajustar y aprender: evaluar regularmente el proceso de delegación y ajustar según sea necesario nos permite aprender de las experiencias y mejorar continuamente en nuestras habilidades de delegación.

Delegar responsabilidades es esencial para el éxito de cualquier organización. Al hacerlo de manera efectiva, los gerentes no solo alivian su propia carga de trabajo, sino que también fomentan un entorno de motivación y desarrollo para su equipo. La clave está en saber cuándo, cómo y a quién delegar, siempre manteniendo una comunicación clara y proporcionando el apoyo necesario.

Además, asegura el uso óptimo del talento y prepara a la organización para el futuro mediante el desarrollo de habilidades de liderazgo en todos los niveles.

Este artículo forma parte de una colaboración con Santander Open Academy, una iniciativa global de Banco Santander que ofrece a cualquier persona acceso a formación para mejorar sus competencias profesionales y su empleabilidad. Incluye cursos 100% subvencionados, contenidos de calidad gratuitos y becas con universidades e instituciones líderes de todo el mundo. Más información en www.santanderopenacademy.com.

Lucía Garcés Galdeano, Profesora Titular de Universidad. Departamento de Gestión de empresas, Universidad Pública de Navarra

Este artículo fue publicado originalmente en The Conversation. Lea el original.